পেশাদারভাবে ফোনে কীভাবে কথা বলবেন

কন্টেন্ট

• পর্যায়ে
• পর্ব 1 ফোনের উত্তর দিন
• পার্ট 2 কল স্থানান্তর করুন
• পার্ট 3 મુશ્કેલ কল পরিচালনা করা

এর সাইটগুলি বিড়াল, সোশ্যাল নেটওয়ার্কগুলির সকলেরই নিজের জায়গা রয়েছে তবে ফোনটি কাজের জগতে যোগাযোগের পছন্দসই মাধ্যম হিসাবে রয়ে গেছে। আপনি কতবার ফোনে কারও সাথে কথা বলেছেন এবং খেয়াল করেছেন যে তারা কতটা পেশাগত? আপনি নিজের সম্পর্কে তেমন কিছু না বলে নিশ্চিত হন Make পেশাদারভাবে ফোনে কথা বলতে শিখুন।

পর্যায়ে

পর্ব 1 ফোনের উত্তর দিন

1. 
   

   
   আপনার হাতের নিচে একটি পেন্সিল এবং একটি কাগজ রাখুন। যিনি ফোন করেছেন তার নাম এবং সেই সাথে তার কল করার সময় এবং কারণ উল্লেখ করে আপনার কলগুলি ট্র্যাক করুন। কার্বনবিহীন নোটবুকে এই তথ্য রেকর্ড করা সবচেয়ে ভাল সমাধান হবে। এই সমস্ত তথ্য একই জায়গায় সংরক্ষণ করা হবে এবং যখন কলটি আপনার জন্য ছিল না, আপনি কলটির প্রাপককে সহজেই তথ্যের একটি অনুলিপি দিতে পারেন।

2. 
   

   
   যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ফোনটি উত্তর দিন। কেউ অপেক্ষা করতে পছন্দ করে না। দ্রুত ফোনটি তুলে নিয়ে আপনি আপনার কথোপকথককে দেখান, যিনি একজন গ্রাহক হতে পারেন যে আপনার ব্যবসা কার্যকর। আপনি কলকারীকে বুঝতেও চেষ্টা করেছেন যে তাঁর কলটি গুরুত্বপূর্ণ।

3. 
   

   
   
   
   নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন এবং আপনার ব্যবসায়ের পরিচয় দিন। উদাহরণস্বরূপ বলুন "পেইন্টিংস অফ প্রোভেনস কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, জুলি ডিভাইস। যদি আপনার সংস্থার অবাঞ্ছিত কলগুলির বিষয়ে কড়া নিয়ম থাকে তবে অন্য ব্যক্তিকে নিজের পরিচয় দিতে বলুন এবং তারা নিজেরাই তা না করলে তারা কাকে ডাকে তা জানান।

4. 
   

   
   সঠিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। যথাসম্ভব তথ্য সংগ্রহ করুন। আপনি সহজেই অযাচিত কলগুলি সনাক্ত করতে পারবেন। জিজ্ঞাসাবাদ পরিচালনার ধারণাটি যাতে না দেয় সে সম্পর্কে সতর্ক হন। আপনার প্রশ্নগুলিকে কোনও মেশিনের মতো প্রতারণা করবেন না, শান্তভাবে কথা বলুন এবং একটি মাঝারি স্বর ব্যবহার করুন।
   • কলার: "আমি কি উইলিয়ামের সাথে কথা বলতে পারি? "
   • উত্তরদাতা: "এটা কার কাছ থেকে, দয়া করে? "
   • কলার: "টম। "
   • উত্তরদাতা: "আপনি কোথায় ফোন করছেন? "
   • কলার: "ইংল্যান্ড থেকে। "
   • উত্তরদাতা: "দয়া করে আপনার ব্যবসায়ের নাম রাখতে পারি? "
   • কলার: "এটি ব্যক্তিগত কল। "
   • উত্তরদাতা: "উইলিয়াম কি আপনার ডাকের জন্য অপেক্ষা করছে? "
   • আপিলকারী: "না। "
   • উত্তরদাতা: "ঠিক আছে, আমি এটি আপনার কাছে দেওয়ার চেষ্টা করব। "

5. 
   

   
   
   
   ধরুন আপনি শুনছেন। সর্বদা মনে রাখবেন যে আপনার সংস্থার কেউ এই কথোপকথনটি শুনতে পারে। যে সংস্থাগুলি ইনকামিং কল রেকর্ড করে থাকে তারা সাধারণত প্রাক-রেকর্ডকৃত কল দ্বারা কলকারীদের সতর্ক করে। এমনকি আপনার কলটি রেকর্ড করা না থাকলেও কল্পনা করে যে এটি ব্যালাস্ট, আপনি আপনার সবচেয়ে পেশাদার ভয়েসটি ব্যবহার করতে আরও ঝুঁকবেন। এবং যদি কলটি আপনার সংস্থা কর্তৃক নিবন্ধিত হয় তবে আপনার ভয়েস শোনার এবং প্রয়োজনে আপনি কী উন্নতি করতে চান তাতে কাজ করার সুযোগ থাকতে পারে।

পার্ট 2 কল স্থানান্তর করুন

1. 
   

   
   তাকে আটকে রাখার আগে অন্য পক্ষকে অবহিত করুন। তাকে জিজ্ঞাসা করুন তিনি কী আটকে রাখতে রাজি হন এবং তার উত্তরের জন্য অপেক্ষা করুন। অনেক ব্যবসায় কলারদের খুব বেশি দিন ধরে ধরে রাখে। বেশিরভাগ লোক এটিকে ঘৃণা করে এবং মনে করে যে তারা যতক্ষণ তারা অপেক্ষা করছে তার চেয়ে দ্বিগুণ অপেক্ষা করেছিল। কলটি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব স্থানান্তরিত করে, আপনি যখন তার কলটি পুনরায় শুরু করবেন তখন আপনি কোনও রাগান্বিত সংবাদদাতার কাছে ফিরে আসার সম্ভাবনা খুব কম পাবেন!

2. 
   

   
   প্রাপক কলটি নিতে চান তা নিশ্চিত করুন। ফোন করা ব্যক্তি যখন কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তির সাথে কথা বলতে বলছে, তখন বলুন যে আপনি যাচ্ছেন এটি উপলব্ধ কিনা দেখুন এটা ধরে রাখা আগে। তারপরে পরীক্ষা করুন যে প্রাপক উপলব্ধ এবং তিনি সেই ব্যক্তির সাথে কথা বলতে চান। যদি এটি না হয় তবে একটি নিন।

3. 
   

   
   ব্যাকরণ ভুল এড়ানো। চুক্তি, ব্যাকরণ বা সংযোগের ক্ষেত্রে আপনি কোনও ভুল না করেছেন তা নিশ্চিত করুন।

4. 
   

   
   আপনার কণ্ঠে মনোযোগী হন। এটি আপনার ভয়েসের সুরের জন্য ধন্যবাদ যে আপনার কথোপকথক আপনার প্রকৃত উদ্দেশ্যগুলি বুঝতে পারে। ফোনে হোক বা ব্যক্তিগতভাবে, আপনার স্বর আপনার শব্দের চেয়ে আরও বেশি কিছু বলবে। ফোনে পেশাগতভাবে কথা বলার রহস্যটি ভেতর থেকে হাসি!
   • একটি কল সেন্টারে একজন পরিচালক এমনকি প্রতিটি কর্মচারীর স্টেশনে একটি আয়না রেখেছিলেন, "তারা যা শুনছে তা তারা শুনে! "

5. 
   

   
   কলারের নাম ব্যবহার করুন। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব, আপনার পরিচিতিকে নাম ধরে কল করুন। এটি আপনার বিনিময়টিকে আরও ব্যক্তিগত করে তুলবে এবং আপনি যে ব্যক্তিকে শুনছেন তা দেখিয়ে দেবে: "আমি দুঃখিত মিঃ ডুপন্ট, তবে জনাব গিরোড এই মুহুর্তে উপলব্ধ নেই। আমি কি আপনাকে কিছু সাহায্য করতে পারি বা নিতে পারি? "

6. 
   

   
   আপনি যখন ফোন করবেন, প্রথমে নিজের পরিচয় দিন। উদাহরণস্বরূপ বলুন: "এখানে মেরি দে লা ট্যুর, আমি লুই মায়ারের সাথে কথা বলতে চাই। তবে ঝোপঝাড়ের চারপাশে মারধর না করা এবং অপ্রয়োজনীয় বিশদে না যাওয়ার বিষয়ে সতর্ক থাকুন।

7. 
   

   
   পেশাদারভাবে কথোপকথনটি বন্ধ করুন। আপনার কণ্ঠে আন্তরিকতার সাথে, "কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ" বলুন। আপনার দিনটি শুভ হোক! "

পার্ট 3 મુશ્કેલ কল পরিচালনা করা

1. 
   

   
   সক্রিয়ভাবে শুনতে শিখুন। ক্লায়েন্টের সাথে তর্ক করবেন না বা তাকে কেটে দিন। এমনকি যদি ব্যক্তিটি ভুল হয় বা আপনি কী বলতে চান তবে তার মনের উপর তার কী আছে তা তাকে বলতে দিন। আপনার কথোপকথনের সক্রিয়ভাবে শুনে, আপনি তাদের সাথে একটি সম্পর্ক স্থাপন করবেন এবং সুরটি বাড়তে বাধা দেবেন।

2. 
   

   
   আপনার ভয়েস কম করুন এবং একটি সমান সুরে কথা বলুন। যদি ক্লায়েন্ট তাদের কণ্ঠস্বর তুলতে শুরু করে, শান্ত সুরটি রেখে আরও ধীরে ধীরে কথা বলুন। এটি আপনাকে আপনার কথককে সন্তুষ্ট করার অনুমতি দেবে। গ্রাহকের সুরে প্রভাবিত না হয়ে আপনি তাকে পুনরুদ্ধার এবং শান্ত হওয়ার সুযোগ দেবেন।

3. 
   

   
   সহানুভূতি দেখান। এটি আপনাকে আপনার কথোপকথকের সাথে একটি লিঙ্ক তৈরি করার অনুমতি দেবে। তাকে বুঝতে দাও যে আপনি তাঁর হতাশা বা দাবিটি বুঝতে পেরেছেন। এটাই তাকে শান্ত করার জন্য যথেষ্ট। এটি আপনার মাথা নেড়ে নেওয়ার সমতুল্য সামান্য এবং এটি ক্লায়েন্টকে বুঝতে অনুভূত হতে সহায়তা করে।

4. 
   

   
   মন খারাপ করা থেকে বিরত থাকুন। যদি কোনও ক্লায়েন্ট অভদ্র হয় তবে গভীর শ্বাস নিন এবং কথোপকথনটি এমনভাবে চালিয়ে যান যেন কিছুই হচ্ছে না। কারণ, এটি এতটা অভদ্র নয় যে আপনি জিনিসগুলি সাজিয়ে তুলবেন এবং পরিস্থিতিটি বিপজ্জনকও হতে পারে। বিনীতভাবে ক্লায়েন্টকে মনে করিয়ে দিন যে আপনি তাদের সাহায্য করার চেষ্টা করছেন এবং জিনিসগুলি যথাযথ করার জন্য আপনি যথাসাধ্য চেষ্টা করবেন। খুব প্রায়ই, এই সহজ মন্তব্যটি উত্তেজনা প্রশমিত করার জন্য যথেষ্ট হবে be

5. 
   

   
   খুব বেশি অবমাননাকর মন্তব্যকে মনে মনে এড়িয়ে চলুন। সমস্যার দিকে মনোনিবেশ করুন এবং গ্রাহকের সমালোচনাকে খুব বেশি বিবেচনা করবেন না। মনে রাখবেন যে গ্রাহক আপনাকে জানেন না এবং সংস্থার প্রতিনিধি হিসাবে আপনাকে কেবল হতাশ এবং রাগান্বিত করেছেন। কলটি এবং যে প্রস্তাব আপনি প্রস্তাব করছেন তার সমাধান করে কথোপকথনটি শান্তভাবে ফিরিয়ে আনুন এবং অবমাননাকর মন্তব্যগুলিকে উপেক্ষা করুন।

6. 
   

   
   আপনি একটি মানুষের সাথে কথাবার্তা ভুলে যাবেন না। আমাদের সবার খারাপ দিন আছে, এবং সম্ভবত আপনার কথক তার স্ত্রীর সাথে ঝগড়া করেছেন, জরিমানা হয়েছে বা পুরো সপ্তাহে দুর্ভাগ্য হয়েছিল! আমরা সবাই এই ধরণের পরিস্থিতিতে ছিলাম। আপনার দিনকে শান্ত রেখে এবং এটি চেপে ধরে রাখার চেষ্টা করবেন না। আপনিও ভালো বোধ করবেন!