কিভাবে অগ্রগতি রিপোর্ট লিখবেন

কন্টেন্ট

• পর্যায়ে
• পর্ব 1 প্রক্রিয়া শুরু করুন
• পার্ট 2 প্রতিবেদন লেখা
• পার্ট 3 সাধারণ ভুলগুলি এড়ানো

পেশাদার বা একাডেমিক প্রকল্প পরিচালনার জন্য অগ্রগতি প্রতিবেদনগুলি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। তদতিরিক্ত, তারা আপনাকে আপনার প্রকল্পের অগ্রগতি সম্পর্কে আপনার উর্ধতন, আপনার সহকর্মী বা আপনার গ্রাহকদের আরও ভালভাবে জানাতে সহায়তা করবে। আপনার প্রতিবেদনে কাজটি করা এবং প্রকল্পটি সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি উল্লেখ করা উচিত।

পর্যায়ে

পর্ব 1 প্রক্রিয়া শুরু করুন

1. 
   

   
   আপনার প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য নির্ধারণ করুন। কেউ আপনাকে বিভিন্ন কারণে একটি অগ্রগতি রিপোর্ট বর্ণনা করতে বলতে পারে। স্পষ্টতই, এবং বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই এটি নির্দিষ্ট প্রকল্পটি সম্পন্ন করার ক্ষেত্রে আপনি যে অগ্রগতি করেছিলেন তা দেখানো। তবে আপনাকে আপনার লক্ষ্যটি আরও কাছাকাছি বিবেচনা করতে হবে।
   • কোনও প্রোগ্রাম বা গবেষণা প্রকল্পের অগ্রগতি সম্পর্কিত একটি প্রতিবেদন কোনও পেশাদার প্রকল্পের প্রতিবেদনের চেয়ে কিছুটা আলাদা হবে। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে অগত্যা খরচের মতো অন্যান্য উপাদানগুলি বিবেচনায় না নিয়ে তথ্য দিতে বলা হবে, তবে এটি সবসময় হয় না।
   • কোনও ক্লায়েন্টের কাছে প্রতিবেদন উচ্চতর জন্য লেখা প্রতিবেদনের চেয়ে আলাদা হবে। উভয় ক্ষেত্রেই, আপনার প্রতিবেদন লেখার কারণগুলি বিবেচনা করতে হবে।

2. 
   

   
   
   
   আপনার পাঠকত্ব নির্ধারণ করুন। আপনি যখন আপনার প্রতিবেদনের লক্ষ্য নির্ধারণ করেছেন, আপনার পাঠকদের প্রয়োজনীয় তথ্যগুলি আপনার ইতে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য আপনাকে চয়ন করতে হবে। প্রগতি প্রতিবেদন পরিকল্পনা কার্যত একই রকম হবে, উপস্থাপিত থিম নির্বিশেষে। তবে আপনাকে আপনার প্রকল্পের বিশদগুলি বিবেচনা করতে হবে।
   • প্রকল্পের সাথে আপনার পাঠকদের সম্পর্ক কী? তাদের উপর প্রকল্পের প্রভাব কী? উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার উচ্চতর বা ক্লায়েন্ট হয় তবে এই প্রভাবটি আলাদা হবে।
   • আপনার প্রতিবেদনটি পড়ার পরে পাঠকরা কী সিদ্ধান্ত নেবেন তা কল্পনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, রসদ, অর্থায়ন বা সময়সীমা থাকতে পারে।
   • প্রকল্পে অংশ নিতে আপনার পাঠকদের কী তথ্য প্রয়োজন হবে তা নির্ধারণ করুন এবং কার্যকরভাবে এটি অনুসরণ করুন। আপনার পাঠকদের কী কী প্রযুক্তিগত দিকগুলি জানতে হবে? প্রশ্নযুক্ত ক্রিয়াকলাপে এগুলি ব্যবহার করা জারগনের সাথে ব্যবহার করা হয়?

3. 
   

   
   আপনার শ্রোতাদের সাথে যোগাযোগের সর্বোত্তম উপায়টি সন্ধান করুন। অগ্রগতি প্রতিবেদন কেবল একটি লিখিত নথি নয় যা আপনি আপনার তত্ত্বাবধায়ক বা শিক্ষকের কাছে প্রেরণ করেন। এটি বিভিন্ন রূপ নিতে পারে, যেমনটি হতে পারে।
   • একটি অগ্রগতি প্রতিবেদন সাপ্তাহিক বা মাসিক কাজের সভা চলাকালীন মৌখিক উপস্থাপনা হতে পারে।
   • এটি সহকর্মীদের কাছে নিয়মিত প্রেরিত ইমেলের ফর্মও নিতে পারে।
   • আপনি কোনও স্মৃতিকথা লিখতে এবং আপনার সুপারভাইজারকে সম্বোধন করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
   • সাধারণত, আপনি কোনও ক্লায়েন্ট বা সরকারী সংস্থার জন্য একটি অফিসিয়াল প্রতিবেদন লিখবেন।

4. 
   

   
   
   
   আপনার শেফের সাথে পরীক্ষা করুন। আপনি ইতিমধ্যে এই ধরণের প্রতিবেদনটি না লিখে এবং এক্ষেত্রে আপনি সমস্যাটি সম্পর্কে সমস্ত কিছু জানেন না, তবে আপনার উর্ধতনদের কাছ থেকে সর্বাধিক তথ্য নেওয়ার চেষ্টা করুন। আপনার সংস্থার একটি নির্দিষ্ট উপস্থাপনা প্রয়োজন হতে পারে, এক্ষেত্রে আপনাকে অবশ্যই মেনে চলতে হবে।

5. 
   

   
   প্রতিবেদনের স্বনটি চয়ন করুন। সমস্ত অগ্রগতি প্রতিবেদনগুলি অবশ্যই প্রথাগত নয়। বাস্তবে সহকর্মী বা প্রত্যক্ষ তদারকীদের কাছে অভ্যন্তরীণ প্রতিবেদনগুলি প্রায়শই শিথিল স্বরে লেখা হয়। এ কারণেই আপনার নেতাকে আপনার প্রতিবেদন থেকে তিনি কী প্রত্যাশা করছেন সে সম্পর্কে আপনার চেক করা উচিত।
   • এটি যদি ক্লায়েন্ট বা থিসিস রিভিউ কমিটির কাছে প্রতিবেদন হয় তবে এটি একটি আনুষ্ঠানিক স্বর গ্রহণ করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
   • যাইহোক, একটি আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক স্বর কিছু যায় আসে না, কারণ মূল জিনিসটি পরিষ্কার, সুনির্দিষ্ট এবং সৎ হতে হবে।

পার্ট 2 প্রতিবেদন লেখা

1. 
   

   
   আপনার দস্তাবেজের উপস্থাপনা চয়ন করুন। আপনি লেখা শুরু করার আগে, আপনাকে একটি উপযুক্ত উপস্থাপনা চয়ন করতে হবে এবং আপনার প্রতিবেদনের বিষয়বস্তু এবং স্বর সেট করতে হবে।
   • আপনি বুলেটযুক্ত তালিকা ব্যবহার করতে পারেন। এই পদ্ধতিটি আপনাকে পরিষ্কারভাবে আপনার তথ্য উপস্থাপন করতে দেয়। পাঠক প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে আপনার ই সহজেই ব্রাউজ করতে সক্ষম হবেন। তবে অন্তর্বর্তীকালীন প্রতিবেদনের ক্ষেত্রে এ জাতীয় তালিকার আনুষ্ঠানিকতার অভাব থাকতে পারে। সুতরাং, যদি প্রতিবেদনটি আপনার লাইন নেতাদের জন্য হয় তবে একটি সংক্ষিপ্ত ব্যবহার করা ভাল is তবে, আপনি যদি সহকর্মীদের সাথে যোগাযোগ করেন, তবে একটি ইমেল বেছে নিন।
   • চার্ট বা টেবিল অন্তর্ভুক্ত মনে রাখবেন। এটি বিশেষভাবে প্রাসঙ্গিক যদি আপনি কোনও প্রকল্পের জন্য অগ্রগতি প্রতিবেদন লিখতে থাকেন যার জন্য আপনি তহবিল পাওয়ার চেষ্টা করছেন বা আপনি যে অর্থায়ন পেয়েছেন তা পাঠকের কাছে ন্যায্যতা প্রমাণ করার চেষ্টা করছেন।

2. 
   

   
   অনুচ্ছেদগুলিতে আপনার ইটিকে সংগঠিত করুন। একটি ভাল অগ্রগতি প্রতিবেদন যতটা সম্ভব স্পষ্ট হওয়া উচিত। আপনার ই অনুচ্ছেদে বিভক্ত করা, একই প্রশ্নে গ্রুপের তথ্যে ভাগ করা ভাল।
   • আপনার ই পরিষ্কার করার জন্য সাবটাইটেল যুক্ত করার কথা ভাবুন, যাতে আপনার পাঠকদের প্রতিটি বিভাগের বিষয়বস্তু সম্পর্কে ধারণা থাকতে পারে। যদি কোনও পয়েন্ট তাদের কাছে বিশেষ আগ্রহী হয় তবে তারা সরাসরি এটি অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হবে।

3. 
   

   
   শিরোনাম লিখুন। সাধারণত, শিরোনামটি প্রথম পৃষ্ঠার শীর্ষে স্থাপন করা হয়, যদি আপনি নীচের পৃষ্ঠাগুলিতে আপনার নথিটি উপস্থাপন করেন। আবার এটি আপনার সংস্থা বা বিশ্ববিদ্যালয় দ্বারা উপস্থাপনার নিয়মের উপর নির্ভর করবে। সুতরাং, যথাযথ সময়ে প্রয়োজনীয় চেকগুলি তৈরি করুন।
   • শিরোনামে অবশ্যই তারিখ, অর্থাৎ প্রতিবেদন দাখিলের তারিখ, প্রাপকের নাম ও কার্যকারিতা, লেখকের নাম, এর কার্যকারিতা এবং প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।

4. 
   

   
   ভূমিকা লিখুন। এই বিভাগটি শিরোনামের পরে আসে। প্রায়শই, এটির বাকি অংশ থেকে পৃথক করার জন্য এটি তাত্পর্যপূর্ণ করা যেতে পারে। এটি প্রকল্প এবং এর অগ্রগতি সম্পর্কে একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ প্রদান করে। আপনি অগ্রগতি এবং অর্জন লক্ষ্য উপস্থাপন করবে।
   • প্রতিবেদনের বিষয় অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। প্রকল্পটি প্রবর্তন করুন, এটি স্মরণ করে যে এটি তার অগ্রগতির একটি আপডেট।

5. 
   

   
   আপনার ই এর বডি লিখুন। এই অংশটি বিভাগ এবং উপ-বিভাগে বিভক্ত করা যেতে পারে। প্রকৃতপক্ষে, এটি মূলত কেবল আরও বিশদ পরিচয়। এর সামগ্রীগুলি পরীক্ষা করুন এবং এটির মাংস বের করুন।
   • শেষ প্রতিবেদনের পরে সম্পন্ন কাজগুলি এবং সেইসাথে যেগুলি চলছে তা উল্লেখ করুন।
   • সম্মুখীন সমস্যাগুলি, উত্তরগুলির উত্তর দেওয়া এবং যে সমাধানগুলি ধরে রাখা যায় তা বিশ্লেষণ করুন
   • প্রকল্পের সময় যে পরিবর্তনগুলি ঘটেছিল তা বাতিল এবং ন্যায়সঙ্গত করুন।
   • আপনি অন্যান্য আইটেমগুলি যেমন স্টাফ টার্নওভার, ব্যয়কে ছাড়িয়ে যাওয়া, বিলম্ব করা, দস্তাবেজগুলি পেতে অসুবিধা, বা কম্পিউটার এবং সুরক্ষা সম্পর্কিত বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন।

6. 
   

   
   প্রকল্পের পরবর্তী পদক্ষেপ গ্রহণ করুন। এই বিভাগটি প্রতিবেদনের মূল অংশের অংশ। এটি প্রকল্পের অবশিষ্ট পর্যায়গুলি সম্পর্কে পাঠককে অবহিত করবে। প্রকল্পটি শেষ হওয়ার জন্য বাজেট, পরিচালনা বা সময়সীমাকে প্রভাবিত করতে পারে এমন সমস্যাগুলি উল্লেখ করতে ভুলবেন না।
   • সর্বোপরি, প্রকল্পের সময়সীমার কোনও পরিবর্তন উপেক্ষা করবেন না।
   • জল সমস্যা থেকে বিরত থাকুন। তবে পাঠককে অহেতুক চিন্তা করবেন না এবং এমন প্রতিশ্রুতি করবেন না যে আপনি রাখতে পারবেন না।

7. 
   

   
   কাজকর্মের মোট সংখ্যা লিখুন। আপনাকে এবং আপনার দলটি প্রকল্পটিতে কত সময় ব্যয় করেছে তা আপনাকে দেখতে হবে। আপনার পাঠকরা জানতে পারবেন যে আপনি কঠোর পরিশ্রম করেছেন, তা আপনার লাইনের পরিচালক, আপনার ক্লায়েন্ট বা কোনও সরকারী সংস্থা যা আপনাকে অর্থ দিতে পারে।

পার্ট 3 সাধারণ ভুলগুলি এড়ানো

1. 
   

   
   আপনার বিষয় থেকে বিচ্যুত না হওয়ার বিষয়ে সতর্ক থাকুন। আপনার লেখাটি ততক্ষণ সঠিক হবে যতক্ষণ আপনি উপরে বর্ণিত পয়েন্টগুলিকে সম্মান করবেন। প্রান্তিক ইস্যুগুলি আকর্ষণীয় হলেও মোকাবেলা করে বিষয় থেকে দূরে না যাওয়ার চেষ্টা করুন।
   • উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার প্রকল্পটি কোনও আর্ট ইভেন্টের স্বেচ্ছাসেবী সংস্থার জন্য হয়, আপনি কলা তহবিলের শোচনীয় অবস্থার বিশ্লেষণ করতে প্ররোচিত হতে পারেন, তবে এটি আপনাকে আপনার প্রকল্পের অগ্রগতি চিহ্নিত করতে সত্যই সহায়তা করবে না।

2. 
   

   
   সরল হোন। অন্তর্বর্তীকালীন প্রতিবেদনের লক্ষ্য হল পাঠককে শব্দের এবং অতিরিক্ত অতিরিক্ত ধারণার প্রবাহে নিমজ্জিত না করে আপনি যে অগ্রগতি করেছেন তা উপস্থাপন করা। আপনাকে যা করতে হবে তা হ'ল প্রকল্পের অগ্রগতি, যে পদক্ষেপগুলি গ্রহণ করা দরকার এবং যে পরিবর্তনগুলি করা দরকার তা কেন্দ্রীভূত।
   • প্রতিবেদনের প্রাপকের উপর নির্ভর করে আপনার নির্দিষ্ট সংখ্যার শব্দের অতিক্রম না করার প্রয়োজন হতে পারে। একটি ভাল নিয়ম যথাসম্ভব সংক্ষিপ্তভাবে প্রয়োজনীয় তথ্য উপস্থাপন করা হয়।

3. 
   

   
   খুব অস্পষ্ট হওয়া এড়িয়ে চলুন। প্রকল্পের বর্তমান অবস্থা স্পষ্ট করে নিশ্চিত করুন। উদাহরণস্বরূপ, "আমরা আমাদের শৈল্পিক ইভেন্টের তহবিলের জন্য অগ্রগতি করছি" এর মতো কিছু বলা এড়ান। পরিবর্তে, আপনার তথ্যকে আরও সুস্পষ্ট উপায়ে উপস্থাপন করুন: "এই বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানের দ্বারা প্রদত্ত। 5,000 ডলারের দুটি অনুদানের জন্য আমাদের আমাদের 12,000 ডলারের লক্ষ্যমাত্রায় পৌঁছানোর জন্য কেবলমাত্র € 2,000 প্রয়োজন"।

4. 
   

   
   বিস্তৃত এক্সপ্রেশন মুছুন। মনে রাখবেন, আপনি একটি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত রিপোর্ট লিখতে চান। স্পষ্টতই, আপনার ই-কে এমন অভিব্যক্তি দিয়ে বিশৃঙ্খলা না করার চেষ্টা করুন যা প্রতিবেদনে কিছুই যুক্ত করে না। উদাহরণস্বরূপ, "সম্পূর্ণ বিপর্যয়" বা "অপ্রতিরোধ্য সাফল্য" এর মতো পদগুলি কোনও ক্লায়েন্ট বা পরিচালকের প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত হওয়ার জন্য খুব সংবেদনশীল বা খুব অস্পষ্ট।

5. 
   

   
   আপনার উত্স উদ্ধৃত করুন। আপনার প্রতিবেদনে এম্বেড থাকা তথ্য, তথ্য এবং গ্রাফিক্সের বাহ্যিক উত্সগুলি যথাযথভাবে সনাক্ত করুন। আপনি এমন একটি পৃষ্ঠা যুক্ত করতে পারেন যেখানে আপনি এই উত্সগুলি নির্দেশ করবেন।