সত্যায়নের চিঠিটি কীভাবে লিখবেন

কন্টেন্ট

• পর্যায়ে
• পার্ট 1 যথাযথ ফর্ম্যাট অনুসরণ করুন
• পার্ট 2 চিঠি লিখুন
• পার্ট 3 চিঠিটি চূড়ান্ত করুন

একটি পেশাদার লাইসেন্স প্রাপ্তি বা কোনও পরীক্ষায় ভর্তির জন্য আবেদন পাওয়ার জন্য আপনি প্রয়োজনীয় শর্তগুলি পূরণ করেন তা প্রমাণ করার জন্য বেশিরভাগ সময় সত্যায়নের চিঠি লিখতে হয়। এছাড়াও, আপনাকে প্রাক্তন সহকর্মী বা কোনও নতুন চাকরীর জন্য আবেদন করা কোনও কর্মচারীর জন্য এই জাতীয় চিঠি লিখতে হতে পারে। এই চিঠিপত্রটি প্রমাণ করে যে আপনি ব্যক্তিগতভাবে কিছু প্রত্যক্ষ করেছেন বা আপনি কোনও সত্য সম্পর্কে নিশ্চিত। একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, এটি একটি অফিসিয়াল ব্যবসায়িক চিঠি আকারে লেখা যেতে পারে।

পর্যায়ে

পার্ট 1 যথাযথ ফর্ম্যাট অনুসরণ করুন

1. 
   

   
   সম্ভব হলে লেটারহেড ব্যবহার করুন। আপনি যদি প্রধানত কোনও পেশাদার দক্ষতায় একটি চিঠি লেখেন তবে আপনার সংস্থার লেটারহেড ব্যবহার করা ভাল। তবে, ব্যক্তিগত চিঠি লেখার জন্য পরবর্তীটির ব্যবহারের পরামর্শ দেওয়া হয় না।
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার কোম্পানির লেটারহেড ব্যবহার করতে পারেন প্রাক্তন কর্মচারীর তার জ্ঞাততা এবং দক্ষতার সাক্ষ্য দেওয়ার জন্য প্রত্যয়পত্রের চিঠি লিখতে।
   • এছাড়াও আপনি নিজের নিজের চিঠির জন্য কোম্পানির লেটারহেড ব্যবহার করবেন না যদি আপনি যে বিষয়টির সাথে আলোচনা করছেন তার সংস্থার পক্ষে আপনার কাজের সাথে কিছু মিল নেই।

2. 
   

   
   একটি পঠনযোগ্য ফন্ট চয়ন করুন। প্রত্যয় পত্রের জন্য, টাইমস নিউ রোমানের মতো আরও ফর্মাল এবং আরও ক্লাসিক টাইপফেস বেছে নেওয়া বাঞ্ছনীয়। তদুপরি, পরেরটি সমস্ত ই প্রসেসিং সফ্টওয়্যারটিতে উপলব্ধ।
   • আপনি আড়িয়াল বা হেলভেটিকার ডিফল্ট ফন্টও ব্যবহার করতে পারেন।

3. 
   

   
   
   
   আপনার চিঠি তারিখ। মিসাইভের প্রথম লাইনটি আপনার লেখার তারিখের জন্য সংরক্ষণ করা উচিত। আপনি যদি মনে করেন না যে আপনি এটি মেলে একটি বা দু'দিনের জন্য প্রেরণ করতে পারেন, এই ক্ষেত্রে এটি তারিখ করার চেষ্টা করুন। সংখ্যা ব্যবহার না করে পূর্ণ অক্ষরে মাসটি লিখুন।
   • আপনি যদি আপনার ই-প্রসেসিং সফ্টওয়্যারটিতে কোনও পেশাদার মেল টেমপ্লেট ব্যবহার করছেন তবে আপনাকে দিনের পূর্বনির্ধারিত তারিখটি সন্নিবেশ করতে হতে পারে।

4. 
   

   
   প্রাপকের ঠিকানা লিখুন। যদি জানা থাকে তবে প্রাপকের পুরো নাম এবং শিরোনাম রাখুন। যাইহোক, যখন আপনার মেইল ​​কোনও স্কুল, কর্পোরেশন বা কোনও পেশাদার কমিশনে সম্বোধন করা হয় তখন কেবল ল্যান্টিটের নাম দিন।
   • ঠিকানাটি কোনও পেশাদার মেল হলে এটি ব্লক ফর্ম্যাটে রাখুন, আপনি যেভাবে কোনও খামে লিখে থাকেন। আপনি যদি আপনার ই-প্রসেসিং সফ্টওয়্যার থেকে কোনও টেম্পলেট ব্যবহার করেন তবে এই ই ক্ষেত্রগুলি ইতিমধ্যে ডিফল্টরূপে কনফিগার করা হবে।
   • আপনি যদি লেটারহেডে নিজের চিঠিটি না লিখেন তবে প্রথমে আপনার নাম এবং ঠিকানা প্রথম ব্লকে লিখুন। তারপরে আপনি প্রাপকের নাম এবং ঠিকানা নির্দেশ করবেন।

5. 
   

   
   
   
   বিষয় ইঙ্গিত করুন। অবজেক্টটি প্রাপককে এটি কী তা বলে। আপনার মেইল ​​যদি কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে সম্বোধন না করা হয় তবে এটি খুব গুরুত্বপূর্ণ। যে কেউ এটি খুললে তার ঠিকানা কীভাবে প্রেরণ করা যায় তা জানা উচিত।
   • সাবজেক্ট লাইনটি সাধারণত আপনি মেল লেখার কারণ হবেন। আপনি যদি এটি অন্য কোনও ব্যক্তির জন্য লিখেন তবে কেবল তার নামটি একটি বস্তু হিসাবে রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি নিম্নলিখিত লিখতে পারেন: "Corine Leroy জন্য স্বীকৃতি পত্র। "

6. 
   

   
   আপনার স্বাক্ষর ব্লক তৈরি করুন। চিঠির শরীরে জায়গা ছেড়ে দিতে কয়েকটি লাইন ছেড়ে যান, তারপরে চালিয়ে যান এবং আপনার স্বাক্ষর ক্ষেত্রটি ফর্ম্যাট করুন। একটি সহজ সমাধির সূত্র ব্যবহার করুন যেমন "আন্তরিকতার সাথে" তারপরে চারটি লাইন নিচে যান, তারপরে আপনার প্রথম এবং শেষ নামটি প্রবেশ করুন।
   • যদি আপনি মূল অনুলিপিটি বৈধ করার পরিকল্পনা করেন তবে স্বাক্ষর ব্লকটি অন্তর্ভুক্ত করাও গুরুত্বপূর্ণ। একটি স্বাক্ষরিত স্বাক্ষর ব্লক টেম্পলেট জন্য ইন্টারনেট অনুসন্ধান করুন।

পার্ট 2 চিঠি লিখুন

1. 
   

   
   চিঠিটি উপযুক্ত ব্যক্তি বা সত্তাকে সম্বোধন করুন। সাধারণত, কোনও পেশাদার মেইলে, শুভেচ্ছায় "ব্যয়বহুল" শব্দটি দিয়ে শুরু করা প্রয়োজন হয় না। এটি করার জন্য, চিঠিটি গ্রহণ করবে এমন ব্যক্তি বা বিভাগের নাম লিখুন।
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি লাইসেন্স পাওয়ার জন্য অব্যাহত শিক্ষার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করেছেন তা প্রমাণ করার জন্য যদি আপনি একটি চিঠি লিখেন তবে আপনি "লাইসেন্সিং কমিশন" লিখতে পারেন এবং তারপরে দুটি পয়েন্ট তৈরি করতে পারেন।
   • যদি সম্ভব হয় তবে, "কার কাছে" বর্ণনার পরিবর্তে পরিষেবা বা পরিচালনা পর্ষদের নাম লিখুন।
   • আপনি যদি পূর্বের কোন কর্মচারীর মতো অন্য কোনও ব্যক্তির পক্ষে অনুমোদনের চিঠি লিখেন তবে সম্ভব হলে প্রাপককে নাম দিয়ে সম্বোধন করার চেষ্টা করুন।

2. 
   

   
   প্রয়োজনে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন। বিশেষত, যদি মেইলটি অন্য ব্যক্তির পক্ষে লেখা থাকে তবে প্রথম অনুচ্ছেদে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন। আপনি প্রাপকের সাথে আপনার সম্পর্ক নির্দিষ্ট করতে পারেন এবং আপনার যে কোনও প্রযোজ্য শংসাপত্র রয়েছে।
   • উদাহরণ হিসাবে, আপনি যদি কোনও প্রাক্তন কর্মচারীর জন্য এই চিঠিটি লিখেন তবে সংস্থায় আপনার ক্রিয়াকলাপটি বর্ণনা করে শুরু করার চেষ্টা করুন এবং আপনি এতে কতক্ষণ কাজ করছেন।
   • আপনি যদি এটি নিজের জন্য লিখেন তবে আপনার নামটি আপনাকে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার জন্য যথেষ্ট। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এটি লিখতে পারেন: "আমি, কোরিন লেরয়, গ্রাসলিন জেলা, যা 10 থেকে 17 অক্টোবর পর্যন্ত অনুষ্ঠিত হয়েছিল, উইকএন্ড সেমিনারে আমার উপস্থিতির সত্যতা স্বীকার করে। এই জাতীয় মেলের জন্য, চিঠির মূল অংশটি সাধারণত এক বা দুটি বাক্য অতিক্রম করে না।

3. 
   

   
   আপনি যাকে চিঠি লিখছেন তার পরিচয় দিন। যদি আপনি অন্য কারও পেশাদার যোগ্যতার সাক্ষ্য দেওয়ার জন্য কোনও চিঠি লিখেন তবে আপনাকে পরিচয় করানোর পরে অবশ্যই তাদের নামটি সরবরাহ করতে হবে। প্রথম বাক্যে সন্নিবেশ করা এবং তারপরে নিজের পরিচয় দেওয়াও সম্ভব।
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও প্রাক্তন কর্মচারীর জন্য মেল লিখেন তবে আপনি এটি লিখতে পারেন: "আমি দুবাইস মোটরসের সভাপতি পল ডুবাইস। আমি কোরিন লেরয়ের যান্ত্রিক দক্ষতার সাক্ষ্য দিতে লিখছি। "

4. 
   

   
   তথ্য বা প্রাসঙ্গিক তথ্য সরবরাহ করুন। চিঠির মূল অংশে, আপনাকে অবশ্যই চিঠিপত্রের মাধ্যমে প্রত্যয়িত করতে চান এমন কোনও তথ্য অবশ্যই সরবরাহ করতে হবে। আপনার কারণগুলির উপর নির্ভর করে এটি একটি বাক্য বা বেশ কয়েকটি পৃষ্ঠায় সীমাবদ্ধ থাকতে পারে।
   • তথ্যগুলিতে আঁকুন এবং একটি মুষ্টির স্বর ব্যবহার করে যথাসম্ভব স্পষ্ট এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ লিখুন।

5. 
   

   
   আপনি নিজের জন্য মেল লিখলে একটি বিবৃতি দিন। মনে করুন আপনি কোনও সত্তা বা সংস্থাকে আপনার সম্পর্কে কিছু প্রমাণ করার জন্য চিঠিটি লিখেছেন। আপনার অবশ্যই একটি বিবৃতি দিয়ে শেষ করা উচিত যে সমস্ত বিষয়বস্তু সত্যই এবং যথাসম্ভব যতটা আপনি জানেন।
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনার উপসংহারটি দেখতে এর মতো কিছু দেখতে পারে: "নীচে আমার স্বাক্ষর দ্বারা, আমি ঘোষণা করি যে উপরে প্রদত্ত সমস্ত তথ্য আমার জ্ঞানের সেরা, সত্য এবং সঠিক। "
   • আপনি যদি স্বাক্ষর করার পরে মেলকে বৈধ করার পরিকল্পনা করেন তবে এই ধরণের বাক্যটি বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ।

পার্ট 3 চিঠিটি চূড়ান্ত করুন

1. 
   

   
   মনোযোগ দিয়ে পড়ুন। প্রমাণীকরণের চিঠিতে বানান এবং ব্যাকরণ এর অভ্যর্থনাতে প্রভাব ফেলতে পারে।যদি প্রচুর টাইপস এবং ত্রুটি থাকে তবে প্রাপক আপনাকে গুরুত্ব সহকারে নিতে পারে না।
   • আপনার তথ্য পরীক্ষা করে দেখুন। কোনও চিঠিতে স্বাক্ষর প্রয়োগ করা সমস্ত সামগ্রীর সত্যতা ফেলে দেয়। আপনার কাছে নম্বর, তারিখ এবং অন্যান্য সংখ্যা লিখিত আছে তা নিশ্চিত হন।

2. 
   

   
   এটা প্রিন্ট করা হবে। আপনি যদি এটি মেইলে প্রেরণ করতে যাচ্ছেন তবে লেটারহেড কাগজ বা উচ্চ মানের কাগজে মুদ্রণ করুন। দয়া করে সাধারণ ফটোকপি কাগজ ব্যবহার করবেন না কারণ এটি ভাল ধারণা দেয় না। আপনার যদি ভাল মানের কাগজ না থাকে তবে কেবল স্থানীয় বইয়ের দোকানে একটি ছোট প্যাকেজ কিনুন।
   • মেলটি সঠিকভাবে মুদ্রিত হয়েছে এবং মার্জিনগুলি পর্যাপ্ত কিনা তা নিশ্চিত করুন। প্রতিটি পাশে কমপক্ষে একটি 2.5 সেমি মার্জিন থাকতে হবে।
   • আপনার বেশ কয়েকটি পৃষ্ঠাগুলি থাকলে সেগুলি নম্বর দিতে ভুলবেন না। ডিজিটাল ফর্ম্যাটটির ব্যবহার প্রাপককে নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে যে তার সমস্ত পৃষ্ঠা রয়েছে।

3. 
   

   
   সম্ভব হলে কোনও নোটির উপস্থিতিতে মেইলে সই করুন। প্রমাণীকরণের চিঠিটি সর্বদা প্রমাণ করার প্রয়োজন হয় না, কারণ অনেক ক্ষেত্রেই স্বাক্ষর একাই যথেষ্ট। বৈধকরণ প্রয়োজন কিনা তা জানতে প্রাপকের সাথে যোগাযোগ করুন।
   • চিঠির আইনি তাত্পর্য থাকলে প্রায়শই নোটারিযুক্ত প্রমাণীকরণের প্রয়োজন হয়। মনে করুন আপনি বিশ্ববিদ্যালয়ের ডিগ্রি অর্জনের প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করেছেন তা প্রমাণ করার জন্য আপনি প্রত্যয়পত্রের একটি চিঠি জমা দিতে চান। এই ক্ষেত্রে, একটি বৈধ কপির প্রয়োজন হতে পারে।

4. 
   

   
   প্রাপকের কাছে আপনার মেইল ​​প্রেরণ করুন। তারা কীভাবে আপনার চিঠি পেতে চায় সে সম্পর্কে আরও জানতে তাদের সাথে যোগাযোগ করুন। এই জাতীয় আধিকারিক নথির জন্য, এটি সম্ভব হলে মেইলে পাঠানোর পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে। তবে কিছু প্রাপক ইমেল বা ফ্যাক্সের মাধ্যমে প্রেরণ পছন্দ করেন।
   • আপনি যদি এটি ইমেলের মাধ্যমে প্রেরণ করেন তবে এটি মুদ্রণ করুন এবং সাইন ইন করুন। তারপরে, আসল অনুলিপিটি স্ক্যান করুন যাতে আপনি স্বাক্ষরিত চিঠির একটি পিডিএফ ফাইল সংযুক্ত করতে পারেন।