আমার বসের ফোন কলটির উত্তর কীভাবে দেওয়া যায়

কন্টেন্ট

• পর্যায়ে
• পর্ব 1 ফোনে পেশাদার শিষ্টাচারের অনুশীলন করা
• পার্ট 2 আপনার সুপারভাইজারের সাথে আলোচনা করছেন
• পার্ট 3 কার্যদিবসের বাইরে ফোন কলটির উত্তর দেওয়া

আপনার বসের কাছ থেকে ফোন কল পাওয়া কখনও কখনও উদ্বেগের কারণ হয়ে থাকে, বিশেষত যদি এটি প্রায়শ আপনাকে ঘাবড়ে যায় এবং আপনার আত্মবিশ্বাস হারাতে পারে। আপনার নিয়োগকর্তার কাছ থেকে ফোন কলগুলির উত্তর দেওয়ার সর্বোত্তম উপায় হ'ল ফোনে সর্বদা পেশাদার শিষ্টাচারের অনুশীলন করা এবং কার্যগুলি গ্রহণ করতে এবং কাজের সাথে সম্পর্কিত প্রশ্নের উত্তরগুলির জন্য সর্বদা প্রস্তুত থাকা।

পর্যায়ে

পর্ব 1 ফোনে পেশাদার শিষ্টাচারের অনুশীলন করা

1. 
   

   
   কল তুলুন। বাছাইয়ের আগে ফোনটি দুটি থেকে তিনবার বেজে উঠুন। এটি তাকে এমন ধারণা দেয় যে আপনি ব্যস্ত এবং ভাল অভিনয় করছেন। খুব তাড়াতাড়ি কলটি উঠুন, এমন ধারণা দিন যে আপনি খুব বেশি ব্যস্ত নন বা কিছু করার কিছু নেই, এমন করার আগে অনেকক্ষণ অপেক্ষা করা বোঝায় যে কলারটি আপনার পক্ষে অগ্রাধিকার নয়।
   • আপনি যখন পেশাদার কল করেন তখন প্রতিবার এই নিয়মটি প্রয়োগ করতে ভুলবেন না। কেবল তখনই করবেন না বা তার সুবিধার নিয়মগুলি প্রয়োগ করবেন না যখন আপনার বস ফোনে যোগাযোগ করার চেষ্টা করবেন, তবে আপনার সহকর্মী, গ্রাহক এবং সরবরাহকারীগণ সহ সকলের সাথে, আপনি যদি যথাযথ আচরণ করেন তবে আরও গ্রহণযোগ্য হবে। এছাড়াও, আপনি কখনই নিশ্চিত হয়ে জানতে পারবেন না যে কখন আপনার নিয়োগকর্তা আপনাকে অন্য কোনও লাইন থেকে কল করবেন।

2. 
   

   
   
   
   পেশাদারভাবে তাকে শুভেচ্ছা জানাই। ফোনের উত্তর দেওয়ার সময়, যতটা সম্ভব পেশাদার এবং আনন্দদায়ক হওয়ার চেষ্টা করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার সহকর্মী বা আপনার নিয়োগকর্তা আপনাকে কল করেন, বলুন, "এখানে জিন পোইসন। আমি কীভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি? "
   • আপনি যদি একাধিক বিভাগ নিয়ে একটি বৃহত সংস্থায় কাজ করেন, তবে আপনার অভিবাদনে আপনার বিভাগ বা বিভাগের নাম উল্লেখ করুন। বলুন, "এখানে বাণিজ্যিক বিভাগ থেকে জিন পইসন। আমি তোমার জন্য কি করতে পারি? "
   • বাইরের লাইন থেকে কোনও ফোন কলটির উত্তর দেওয়ার সময়, আপনার বস আপনাকে ফোন করছে বলে মনে করে এমনকি আপনার ব্যবসায়ের নাম লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, বলুন, "হ্যালো! এখানে ডিবিতে এবিসি পরিষেবা, জিন পোইসন। আমি কীভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি? "

3. 
   

   
   খাবার গিলে ফেলুন বা আপনার চিউইংগাম থুথু করুন। ফোনটি তুলে নেওয়ার আগে এটি সর্বোত্তম করুন তবে আপনি যদি সময়মতো এটি না করতে পারেন তবে সবচেয়ে বিচক্ষণ এবং শান্ত পদ্ধতিতে অ্যাকশনটি শেষ করুন। মুখে চিউইং গাম বা খাবারের সাথে কথা বলা অনুচিত এবং খারাপ স্ব-চিত্র দেয়। উত্তম কথক এটি উপলব্ধি করতে পারে।

4. 
   

   
   
   
   পরিষ্কার এবং সরাসরি মাইক্রোফোনের মধ্যে কথা বলুন। এটি আপনাকে এবং আপনার সুপারভাইজারের মধ্যে যোগাযোগের সমস্যাগুলি এড়াতে সহায়তা করবে, যা পরে সমস্যা তৈরি করতে পারে। তদ্ব্যতীত, আপনার বস যদি হতাশ বা হতাশ হয়ে পড়েন তবে শব্দ বা খারাপ অডিও মানের সমস্যার কারণে আপনার সাথে যদি তার সাথে যোগাযোগ করতে সমস্যা হয়।
   • ফোনে উত্তর দেওয়ার সময় এবং কথা বলার সময় হাসিও মনে রাখবেন। আপনার বস সহ বেশিরভাগ কলাররা জানতে পারবেন যে আপনি আপনার কণ্ঠ এবং সুরের সাথে হাসছেন। এটি আপনার বসের উপর ইতিবাচক প্রভাব ফেলবে, বিশেষত যদি আপনি বিক্রয় এবং গ্রাহক পরিষেবাদি সম্পর্কিত কোনও শিল্পে কাজ করেন।

5. 
   

   
   আপনার সমস্ত মনোযোগ দিন। আপনার বসের সাথে ফোনে কথা বলার সময় খুব সাবধান হন। তিনি আপনাকে প্রথমে যে কোনও কাজ দিয়েছেন তা এমনকি যদি আপনি যা করেন তা বন্ধ করুন। তিনি আপনাকে যা বলতে চান তা শোনার জন্য প্রস্তুত থাকুন।
   • সাধারণভাবে, আপনার বসের সাথে যোগাযোগ করার সময় বাহ্যিক কারণগুলির দ্বারা বিক্ষিপ্ত হওয়া এড়াবেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ফোনে থাকাকালীন যদি আপনার কোনও সহকর্মী আপনার অফিসে আসে, তবে তাকে ভদ্র ইঙ্গিত দিয়ে বলুন যে আপনি এখনই তার সাথে কথা বলতে পারবেন না।

পার্ট 2 আপনার সুপারভাইজারের সাথে আলোচনা করছেন

1. 
   

   
   নোট নিন। আপনার নোটবুকটি নিন এবং আপনি তাঁর সাথে চ্যাট করার সময় নোট নিতে প্রস্তুত হন। এটি করার ফলে আপনি যে কোনও গুরুত্বপূর্ণ তথ্য যে কথোপকথনের সময় আপনার সাথে যোগাযোগ করতে চান তা যেমন: সময়, তারিখ, ঠিকানা বা নির্দিষ্ট কাজের জন্য নির্দেশাবলী নোট করতে যে কোনও সময় আপনাকে প্রস্তুত থাকতে দেয়।এর বদলে আপনি তাকে যে গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করতে চান তা লিখতেও আপনাকে সহায়তা করবে।
   • আপনার ডেস্কে, কোনও শীর্ষ ড্রয়ারে বা সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য জায়গায়, একটি নোটপ্যাড এবং একটি কলম রাখতে সর্বদা মনে রাখবেন। কাছাকাছি একটি নোটবুক থাকা আপনাকে প্রতিটি সময় সময় নির্ধারিত বা অপরিকল্পিত ফোন কল করার সময় গুরুত্বপূর্ণ তথ্য রেকর্ড করতে দেয়।
   • আপনার হাতে যদি একটি নোটবুক না থাকে তবে আপনার কম্পিউটারের সামনে বসে একটি ফাঁকা পৃষ্ঠা বা ওয়ার্ড ডকুমেন্ট খুলুন এবং নোট তৈরি করুন যেন আপনি নোটবুক ব্যবহার করছেন। তবে সচেতন হোন যে তিনি আপনার টাইপ শুনতে শুনতে সক্ষম হবেন, তাই খুব সাবধান হন এবং মনোযোগ সহকারে শোনেন যাতে আপনার কীবোর্ডের শব্দগুলি আপনার কথোপকথনের সাথে সত্যিই সম্পর্কিত কিনা সে ভেবে অবাক হওয়ার মতো প্রবণতা নেই।

2. 
   

   
   শান্ত থাকুন। কয়েক মুহুর্তের জন্য গভীরভাবে এবং শান্তভাবে শ্বাস নিন এবং আপনাকে শান্ত করার জন্য প্রয়োজন মতো কিছু জল পান করুন। ফোনে কোনও উদ্বিগ্ন ব্যক্তিকে সনাক্ত করা সহজ, বিশেষত যদি সে কঠোর শ্বাস নেয় বা কাঁপানো, দ্বিধায় কন্ঠে থাকে। শান্ত থাকা আপনাকে আরও আত্মবিশ্বাস বোধ করতে এবং পরিস্থিতি নিয়ন্ত্রণ করতে সহায়তা করবে।
   • যদি আপনি জানেন যে আপনার নিয়োগকর্তা আপনাকে শীঘ্রই কল করবে, আপনার কল পাওয়ার আগে কিছুটা হাঁটার মাধ্যমে উদ্বেগ থেকে নিজেকে মুক্ত করুন। উঠুন এবং আপনার অফিস বা পরিষেবাতে কিছুটা হাঁটুন, এটি আপনাকে সহায়তা করবে। কল করার জন্য ঠিক সময়ে ফিরে আসার বিষয়ে নিশ্চিত হন।
   • আপনি যদি কল দেওয়ার আগে বা সময়কালে দ্রুত শান্ত হওয়ার প্রয়োজন বোধ করেন তবে কয়েকটি গভীর শ্বাস নিন। চার থেকে পাঁচ সেকেন্ডের জন্য নাক দিয়ে যতটা সম্ভব ধীরে ধীরে শ্বাস নিন। আরও তিন সেকেন্ডের জন্য আপনার শ্বাস রাখুন, তারপরে আরও চার থেকে পাঁচ সেকেন্ডের জন্য আলতোভাবে শ্বাস ছাড়ুন। অক্সিজেন ইনহেল করা আপনাকে উত্তেজনা থেকে মুক্তি দিতে এবং আপনার মাথা পরিষ্কার করার অনুমতি দেয়।

3. 
   

   
   সক্রিয় শোনার অনুশীলন সর্বদা। যেহেতু তিনি আপনার সাথে মুখে কথা বলেন না, তাই ফোনে তিনি আপনাকে যা বলেছিলেন তা স্পষ্টভাবে বোঝা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যা শুনেছেন বা বুঝতে পারেননি সেগুলির পুনরাবৃত্তি এবং ব্যাখ্যা করতে তাকে বলতে দ্বিধা করবেন না।
   • প্রকৃতপক্ষে, স্পষ্টতা জিজ্ঞাসা করুন বা সময়ে সময়ে কিছু বিশদটি নিশ্চিত করুন, এমনকি যদি আপনি তার নির্দেশাবলী বুঝতে পারেন। ফাঁসির আগে কেবল নিজের কথায় আপনার নির্দেশাবলীর সংক্ষিপ্তসার চেষ্টা করুন। সক্রিয় শ্রোতার অনুশীলন করে, আপনি তাকে দেখাবেন যে আপনি তাঁর কথা সুনির্দিষ্টভাবে শুনেন এবং পেশাদার হন।

4. 
   

   
   সংক্ষিপ্তভাবে তাকে উত্তর দিন। ঝোপের আশপাশে যাবেন না, সরাসরি পয়েন্টে যান এবং সরাসরি তার উত্তর দিন। এটি এমন ছাপ দেয় যে আপনি ভালভাবে প্রস্তুত এবং আপনার বসকে খুব বেশি বিচলিত না হয়ে তাঁর ডাকে উদ্দেশ্যটির দিকে মনোনিবেশ করার অনুমতি দেবে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আপনার নিয়োগকর্তা খুব ব্যস্ত থাকেন এবং কেবল আপনাকে কল করেন কারণ তিনি আপনার কাছ থেকে কিছু নির্দিষ্ট তথ্য চান। যতক্ষণ না তিনি আপনাকে বিশেষভাবে তাকে সমস্ত বিবরণ দিতে বলেন, তিনি যা চান ঠিক তাই দিন give
   • আবার, এর অর্থ এই নয় যে প্রয়োজন হলে আপনার স্পষ্টতা জিজ্ঞাসা করা উচিত নয়। আপনার নিয়োগকর্তা অবশ্যই খুব ব্যস্ত, তবে আপনার বসের সাথে ভুলগুলি সংশোধন করতে কয়েক ঘন্টা ব্যয় করার চেয়ে এখন আপনার প্রশ্নটি জিজ্ঞাসা করার জন্য আরও 60 সেকেন্ড ব্যয় করা ভাল। আপনার কাছে যদি জিজ্ঞাসা করার মতো অনেক প্রশ্ন থাকে তবে জিজ্ঞাসা করার পর্যাপ্ত সময় না থাকলে আপনার নেতাকে জিজ্ঞাসা করুন যদি আপনি কোনও নির্দিষ্ট সহকর্মীর নিকটবর্তী হতে পারেন বা আরও অবগত হওয়ার জন্য কোনও লিখিত নথির সাথে পরামর্শ করতে পারেন।

5. 
   

   
   মৌখিক নোড তৈরি করুন। কথোপকথন জুড়ে এটি করুন। মৌখিক নোডগুলি হ্যাঁ, "" সম্মত হন, "" আমি বুঝতে পারি, "এবং" আমি দেখি like তারা সকলেই দেখায় যে আপনি এটি সক্রিয়ভাবে শুনছেন।
   • অবশ্যই, কথোপকথনের সময় এই মৌখিক নোডগুলি উপযুক্ত সময়ে করা উচিত। এটি করার আগে কোনও নির্দেশনা বা ব্যাখ্যার পরে বিরতির অপেক্ষা করুন।

6. 
   

   
   পুরো কল জুড়ে একটি ইতিবাচক মনোভাব রাখুন। একটি ইতিবাচক এবং গতিশীল মনোভাব থাকা আপনার বসকে দেখায় যে আপনি আত্মবিশ্বাসী, সক্ষম এবং কাজের চ্যালেঞ্জগুলির মুখোমুখি হতে ভয় পাচ্ছেন না। উদাহরণস্বরূপ, যদি তিনি আপনাকে কোনও সমস্যা নিয়ে আলোচনার জন্য ফোন করেন, তবে আপনি কার্যকর করতে পারেন এমন সম্ভাব্য সমাধান সম্পর্কে তার সাথে কথা বলুন।
   • তিনি আপনার কাজ বা মনোভাবের সমালোচনা করলেও যতটা সম্ভব গ্রহণযোগ্য হন। সমালোচনাটিকে নিজের শব্দের সাথে সংক্ষিপ্ত করে গ্রহণ করুন, তারপরে কীভাবে এটি ঠিক করবেন তা আলোচনা করুন। ভবিষ্যতে এগিয়ে যাওয়ার উপায় সম্পর্কে আপনি আপনার উদ্বেগটি সত্যই প্রকাশ করতে পারেন তবে অতীতের ভুল বা সমস্যার জন্য অজুহাত এড়াতে পারেন।
   • আপনি যখন নিজের উদ্বেগ প্রকাশ করতে বা অতীতের সমস্যাগুলি ব্যাখ্যা করতে চান তখন "আপনি" এর পরিবর্তে "আমি" সর্বনাম ব্যবহার করে আপনার বাক্যটি সূচনা করুন। এটি আপনাকে আপনার নেতিবাচক বা ক্রোধের জবাব দেওয়ার জন্য নিজের নেতার পক্ষে নিজেকে আত্মরক্ষামূলক প্রতিরোধ না করার অনুমতি দেবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি তিনি আপনাকে এমন কোনও কাজ সম্পর্কে আপনার সাথে আলোচনার জন্য ফোন করেন যা আপনি সময়মতো শেষ করতে না পেরে বলুন, "আপনাকে" বলার পরিবর্তে "প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করতে আমার কষ্ট হয়েছিল" সময়মতো আমাকে প্রয়োজনীয় তথ্য দেয়নি "।

7. 
   

   
   তাকে ধন্যবাদ। আপনাকে ডেকে সময় দেওয়ার জন্য আপনার শেফকে ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না। যদিও তিনিই আপনাকে ডেকেছিলেন, আর অন্যভাবে নয়, আপনাকে ফোন দেওয়ার জন্য তাঁকে ধন্যবাদ জানানো তিনি আপনাকে বা যে সময় দিয়েছেন তার জন্য আপনার প্রশংসা প্রদর্শন করার এক দুর্দান্ত উপায়। উদাহরণস্বরূপ, বলুন, "আমি জানি আপনার একটি ব্যস্ত দিন আছে, আমাকে ফোন করার জন্য সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। "
   • আপনার সুপারভাইজার আপনাকে যখনই ডাকবে প্রত্যেকবার এটি করুন এবং বিশেষত যখন তিনি উদ্বেগ প্রকাশ করতে, আপনার কাজটির সমালোচনা করতে বা কোনও প্রকল্পের ব্যাখ্যা দেওয়ার জন্য তা করেন। লক্ষ্যটি হ'ল আপনাকে প্রদত্ত কাজগুলি সম্পাদন করতে আপনি কতটা আগ্রহী তা দেখাতে এবং তিনি আপনাকে যে সময় দিয়েছেন তার জন্য তাকে ধন্যবাদ জানানো একটি উপায় যা তার কল আপনাকে কাজটি ভালভাবে করতে সহায়তা করবে এটি একটি উপায় izing

পার্ট 3 কার্যদিবসের বাইরে ফোন কলটির উত্তর দেওয়া

1. 
   

   
   সম্ভব হলে কলটির উত্তর দিন। যদি আপনার বস কর্মক্ষেত্রের পরে ফোন করে তবে আপনার অন্যান্য অগ্রাধিকারগুলিতে হস্তক্ষেপ না করে যদি তার সাথে কথা বলুন এবং তার সাথে আলোচনা করুন। আপনি ছয় মাসেরও কম সময় ধরে এই অবস্থানে থাকলে এটি করা আরও বেশি গুরুত্বপূর্ণ is
   • নিয়মিত ব্যবসায়িক সময়ের পরে আপনার বসের সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনার ইচ্ছাটি আপনাকে দেখায় যে আপনি আপনার ব্যবসা এবং আপনার কাজের প্রতি কতটা নিবেদিত।
   • তিনি যখন আপনাকে ডাকে তখন আপনি যদি তাকে উত্তর না দিতে পারেন তবে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব তাকে সই করুন। আদর্শভাবে, আপনি যে কণ্ঠ ছেড়ে গেছেন তা শুনতে এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ফিরে আসতে হবে। সংস্থার সংস্কৃতি এবং কলটির প্রকৃতির উপর নির্ভর করে, আপনি যদি তাকে কল করতে না পারেন তবে কেন আপনি তাঁর কল নিতে পারবেন না তা ব্যাখ্যা করার জন্য আপনাকে একটি ইমেল বা ইমেল পাঠিয়ে সক্ষম হতে হবে।

2. 
   

   
   আপনার কর্পোরেট সংস্কৃতি পর্যালোচনা। কিছু সংস্থায়, নিয়োগকর্তাকে সময় বা দিন নির্বিশেষে ফোন এবং ইমেলের মাধ্যমে কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ রাখা প্রয়োজন। যদিও এটি অন্যায্য বলে মনে হতে পারে, আপনি যদি এখনও কাজ চালিয়ে যেতে চান তবে আপনাকে এটি আপনার সংস্থা সংস্কৃতির অংশ হিসাবে গ্রহণ করতে হবে।
   • কী বিধিগুলি অনুসরণ করতে হয় তা যদি আপনি জানেন না, তবে আপনার সহকর্মীদের কাছে যান। আপনি শিখতে পারেন যে আপনি প্রতিক্রিয়া দেওয়ার আগে কয়েক ঘন্টা অপেক্ষা করতে পারেন বা প্রত্যেকে তত্ক্ষণাত প্রতিক্রিয়া জানান। সঠিক তথ্য সন্ধান করুন এবং এটি প্রয়োগ করুন।

3. 
   

   
   ইতিবাচক থাকুন এবং পরিস্থিতি অনুসারে কাজ করুন। আপনার নিয়োগকর্তার কথা শোনার সময় সর্বদা নম্র এবং ইতিবাচক থাকুন এমনকি কাজের সময়ের বাইরেও। এটি বলেছিল, প্রতিটি পরিস্থিতির কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানানো উচিত তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে আপনাকে স্বতন্ত্রভাবে দেখতে হবে।
   • উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার নিয়োগকারী আপনার সমালোচনা করে বা কোনও কাজের বিষয়ে আপনাকে নির্দেশনা দেয় তবে কথোপকথনের সময় নোটগুলি নিন, তবে কলটি শেষ হয়ে গেলে আপনার অতিরিক্ত-পেশাদার ক্রিয়াকলাপ চালিয়ে যেতে দ্বিধা করবেন না। তিনি আপনাকে যে কাজটি দিয়েছেন তা যদি জরুরি না হয় তবে আপনি এটিকে আলাদা করে রাখতে এবং স্বাভাবিক কাজের সময় এটিকে সম্পাদন করতে পারেন।
   • অন্যদিকে, এটি যদি জরুরি হয় তবে আপনার বসের ইচ্ছানুসারে আপনাকে অবশ্যই একই সময়ে নিজেরাই তৈরি করতে হবে এবং একটি সেকেন্ড না হারাতে সমস্যার সমাধান করতে হবে।

4. 
   

   
   আপনার কাজের সন্তুষ্টি মূল্যায়ন করুন। আপনার বস আপনার পক্ষে 24 ঘন্টা, সপ্তাহে 7 দিন উপলব্ধ থাকার যথাযথ প্রত্যাশা করতে পারবেন না However তবে, তার প্রত্যাশা যুক্তিসঙ্গত হওয়ার কোনও নিশ্চয়তা নেই। যদি আপনার বস আপনাকে ঘন্টা খানেক পরে নিয়মিত কল করে এবং এটি আপনাকে অস্বস্তি বা উদ্বেগ বোধ করে, তবে অন্য কোনও কাজের সন্ধানের বিষয়টি বিবেচনা করুন।
   • আপনার সেল ফোনটি বন্ধ করুন যদি আপনি জানেন যে আপনার নিয়োগকর্তা কয়েক ঘন্টা পরে কল করবেন তবে আপনি যদি ইউনিয়ন না হয়ে থাকেন তবে আপনাকে সম্ভবত যে কোনও সময় বরখাস্ত করা যেতে পারে। আপনার বস যদি সে খেয়াল করে যে আপনি কাজ করার সময় পরে তার কলগুলি উত্তর দিচ্ছেন না বা আপনাকে এর জন্য ফেরত পাঠাচ্ছেন তবে তা প্রত্যাহার করতে পারে।