কাজের সময় ফোনের উত্তর কীভাবে দেওয়া যায়

কন্টেন্ট

• পর্যায়ে
• পর্ব 1 ফোনটি তুলে নিন
• পার্ট 2 ফোনে কথা বলুন

কোনও পেশাগত সাফল্যের জন্য কর্মক্ষেত্রে পেশাদার চিত্র প্রকাশ করা গুরুত্বপূর্ণ। সংস্থায় তাদের অবস্থান নির্বিশেষে, ফোনের উত্তর দেওয়া প্রায় সমস্ত কর্মীদের জন্য কাজ। ভাল উত্তর দেওয়া আপনাকে ফোন কলটিতে একটি ইতিবাচক সুর দেওয়ার সুযোগ দেয়, সংবাদদাতাকে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করতে সহায়তা করে এবং আপনাকে তার বিভিন্ন প্রশ্নে স্বাচ্ছন্দ্যে প্রতিক্রিয়া জানাতে দেয়।

পর্যায়ে

পর্ব 1 ফোনটি তুলে নিন

1. 
   

   
   দ্রুত উত্তর দিন। আপনি যখন ব্যবসায় বা পেশাদার সেটিংয়ে থাকেন তখন লোককে ব্যস্ত রাখা ভদ্র নয় is হ্যান্ডসেটটি তুলুন এবং তৃতীয় রিংয়ের আগে কলটির উত্তর দিন।

2. 
   

   
   হ্যান্ডসেটটি আপনার কানে রাখুন। দ্রুত ফোনের উত্তর দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ, তবে আপনার মুখের কাছে মাইক্রোফোনটি রাখার জন্য এখনও আপনার যথেষ্ট ধৈর্য থাকা উচিত। ফোনের হ্যান্ডসেটটি আপনার এবং আপনার কানে আটকে রয়েছে তা নিশ্চিত হওয়া পর্যন্ত আপনি কথা বলা শুরু করবেন না, যাতে অন্য পক্ষ কোনও তথ্য হারাতে না পারে।

3. 
   

   
   জবাব দেওয়ার আগে গভীরভাবে শ্বাস নিন। একবার ফোনটি আপনার মুখের কাছে এলে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার আগে গভীর শ্বাস নিতে শুরু করুন। এটি আপনাকে শান্ত রাখতে এবং নিজেকে আয়ত্ত করার অনুমতি দেবে, যা আপনাকে আপনার মন সংগ্রহ করতে এবং শান্তভাবে কথা বলতে দেয়।

4. 
   

   
   
   
   নিজেকে এবং আপনার ব্যবসায়ের পরিচয় দিন। আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার সংবাদদাতা সঠিক জায়গায় এবং সঠিক ব্যক্তিকে ডেকেছেন, তাই আপনি কে এবং আপনার ব্যবসা কি তা তাদের জানা গুরুত্বপূর্ণ। প্রথমে কোম্পানির নাম উল্লেখ করতে ভুলবেন না। আপনি নিজের বাড়ি তৈরি করার বিষয়ে ভাবতে পারেন তাই ফোনটি বেজে উঠলে কী বলবেন সে সম্পর্কে আপনাকে ভাবতে হবে না এবং পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে এটিকে কিছুটা পরিবর্তন করতে হবে।
   • আপনি যদি রিসেপশনিস্ট বা স্যুইচবোর্ড অপারেটর হিসাবে কাজ করেন, তবে ব্যবসায়ের পরিচালনা খুব ভালভাবে করা আপনার পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ, কারণ আপনিই সেই ব্যক্তি যিনি কলকারীকে তাদের প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য পেতে সহায়তা করতে হবে। আপনি কেবল বলতে পারেন, "হ্যালো, এখানে the উইকিহো সংস্থা, ডিভাইসে জোসেফ। আমি কীভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি? সুতরাং, সংবাদদাতা জানতে পারবেন যে তিনি কার সাথে কথা বলছেন এবং আপনার সংস্থার পরিচয় কী যা তাকে কথোপকথন চালিয়ে যাওয়ার সুযোগ দেবে। আপনি যদি বেসরকারী সচিব হিসাবে কাজ করেন তবে আপনি যে ব্যক্তির জন্য কাজ করছেন তার উল্লেখ করুন (উদাহরণস্বরূপ, "মিঃ স্মিথের অফিস, ডিভাইসে জোসেফ"), কারণ সম্ভবত এটি সম্ভব যে আপনার সংবাদদাতা সত্যই তাকে খুঁজছেন। যোগদান করুন।
   • আপনি যদি কোনও পরিষেবার অংশ হন, তবে আপনি কী করছেন তা সেই ব্যক্তিকে বলুন যাতে তারা জানেন কী ধরণের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে হবে। "হ্যালো, এটি জেসিকার অ্যাকাউন্টিং" বলে নিজেকে চিহ্নিত করুন। আপিলকারীকে তিনি অফিসে বা তিনি চান এমন ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করেছেন কিনা এবং অন্য কারও সাথে কথা বলার অনুমতি দিন।

5. 
   

   
   
   
   ফোনের কাছে একটি নোটবুক এবং একটি কলম রাখুন। ব্যক্তি আপনাকে ছেড়ে দিতে বা আপনাকে অন্য তথ্য দিতে চাইলে এটি আপনাকে দ্রুত নোট নিতে দেবে। আপনার সংবাদদাতাকে কিছু লেখার জন্য সন্ধানের জন্য অপেক্ষা করার সময় এড়িয়ে চলুন।

পার্ট 2 ফোনে কথা বলুন

1. 
   

   
   কথা বলতে বলতে হাসি। এমনকি আপনি যদি ভাল মেজাজে না থাকেন তবে কেবল হাসি এবং ভান করার ভান করা আপনার সংবাদদাতাকে ভাবতে পারে যে আপনি দুর্দান্ত। এটি আপনাকে আপনার মেজাজ উন্নত করতে সহায়তা করতে পারে।

2. 
   

   
   পরিষ্কার এবং পেশাদারভাবে কথা বলুন। আপনি যেহেতু পেশাদার সেটিংয়ে রয়েছেন, তাই আপনি এবং আপনার প্রতিবেদক একে অপরকে পরিষ্কার এবং নির্ভুলভাবে বুঝতে পারবেন তা গুরুত্বপূর্ণ। শান্তভাবে কথা বলুন এবং আপনার শব্দগুলি উচ্চারণ করুন যাতে আপনি নিশ্চিত হন যে এটি ভাল হয়েছে এবং এটি বুঝতে পেরেছেন।
   • "হ্যাঁ," "নিশ্চিত," বা "নাহ" এর মতো পরিচিত স্ল্যাং এক্সপ্রেশন ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। পরিবর্তে "হ্যাঁ" এবং "না" এর মতো পরিষ্কার শব্দ এবং বাক্যাংশ ব্যবহার করে তার সাথে কথা বলুন। কথোপকথনের সময় আপনি আপনার সংবাদদাতার সাথে যে তথ্যই বিনিময় করেন না কেন, আপনার মধ্যে কোনও বিভ্রান্তি এড়ানো উচিত।"থ্যাঙ্কস" এবং "কিছু না", এর মতো সাধারণ ভদ্র বাক্যাংশগুলি বলতে ভুলবেন না।
   • আপনি যদি সেই ব্যক্তির সাথে নির্দিষ্ট তথ্য যেমন চিঠি বা ফোন নম্বর (যেমন একটি নাম বা ফোন নম্বর) এর সাথে যোগাযোগ করতে চান তবে ফোনেটিক বর্ণমালার একটি ভাল কমান্ড পাওয়া সহায়ক হতে পারে। এইভাবে, আপনি "এম" এবং "এন" এর মতো প্রায় একইভাবে উচ্চারণ করা অক্ষরগুলি বিভ্রান্ত করা এড়াতে পারেন, "এম খাওয়ার মতো" মতো দরকারী টিপস প্রয়োগ করে।

3. 
   

   
   প্রতিবেদকের সাথে পেশাদারভাবে কথা বলুন। ব্যক্তির নাম ব্যবহার করুন ("মিঃ স্মিথ") এবং তার প্রথম নামটি নয়, বিশেষত যদি আপনি ব্যক্তিগতভাবে সংবাদদাতাকে না জানেন। কথোপকথনের সময় তার নামটি ভুলে যাবেন না এবং এটি ব্যবহার করে তাকে সম্বোধন করুন।
   • তিনি আপনাকে বলার সাথে সাথেই সেই ব্যক্তির নাম লিখতে চান যাতে আপনি এটি মনে রাখতে পারেন। এটি খুব দরকারী হতে পারে।

4. 
   

   
   প্রয়োজনে কল স্থানান্তর করুন। যদি কেউ আপনাকে কাজ করার জন্য ডাকে, তবে এটি সম্ভবত সম্ভব যে তারা একটি নির্দিষ্ট সমস্যা সমাধানের চেষ্টা করছেন বা একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে জমা দেওয়ার জন্য প্রশ্ন রয়েছে। আপনি যদি সত্যিই কোনও প্রশ্ন বা উদ্বেগের উত্তর দিতে না জানেন তবে এর উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করবেন না। পরিবর্তে, প্রস্তাব দিন যে আপনি নিজের কলটি এমন কাউকে স্থানান্তর করুন যিনি উত্তর দিতে এবং আপনাকে সহায়তা করতে আরও ভাল সক্ষম হবেন। এটি তাকে দেখিয়ে দেবে যে আপনি তার সমস্যার প্রতি যত্নশীল এবং এটি সমাধান করতে তাকে সাহায্য করতে ইচ্ছুক।
   • আজকাল বেশিরভাগ ডেস্কটপ ফোনের কল ট্রান্সফার বৈশিষ্ট্য রয়েছে। এই বৈশিষ্ট্যটি আপনার অফিসে উপলব্ধ কিনা এবং এটি কীভাবে কাজ করে তা সন্ধান করুন। যদি এটি না হয়, আপনার সংবাদদাতা যে ব্যক্তির নাম্বারে কল করবেন তাকে নাম্বারটি নিয়ে তার কাছে তথ্যটি প্রেরণ করুন।
   • এটি করে যতটা সম্ভব নম্র হওয়ার কথা মনে করুন এবং কলটি স্থানান্তর করার প্রস্তাব দিন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "আমি ভয় করি আমি আপনার প্রশ্নের উত্তর দিতে পারি না। আপনি কি জ্যাকের কাছে আপনার কলটি স্থানান্তর করতে চান, কে আপনাকে আরও ভালভাবে সহায়তা করতে পারে? "
   • অন্য কারও যদি উপলভ্য না থাকে তবে প্রস্তাব দিন যে আপনি এটি নিন। এটি পরে ফরওয়ার্ড করতে ভুলবেন না।

5. 
   

   
   পেশাগতভাবে কলটি শেষ করুন। আপনি তাকে পরিষ্কার ও নম্রভাবে বলতে পারেন যে কথোপকথনটি শেষ হয়েছে এবং কেবল "ধন্যবাদ" বা "বিদায়" বলে তিনি স্তব্ধ হয়ে যেতে পারেন। কথোপকথনটি চালিয়ে যাওয়া উচিত কিনা তা নিয়ে কোনও বিভ্রান্তি থাকা উচিত না।
   • আপনার সংবাদদাতাকে ঝুলতে দিন। তার কল রয়েছে, সুতরাং যখন তিনি প্রথম স্থানে ফোন করেছিলেন এবং কথোপকথনটি বন্ধ করেছিলেন তখন আপনাকে যা চান তা তাকে দিতে হবে। তিনি যদি কথোপকথনটি শেষ করতে প্রস্তুত না হন তবুও যদি আপনি স্তব্ধ হয়ে থাকেন তবে এটিকে অভদ্র মনে হতে পারে বা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য আপনাকে এড়িয়ে যেতে পারে।