কিভাবে একটি সভার জন্য প্রস্তুত

কন্টেন্ট

• পর্যায়ে

একটি সভা সফল হওয়ার জন্য প্রস্তুতি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। সভাগুলিও অনেক ক্যারিয়ারের একটি গুরুত্বপূর্ণ অঙ্গ, তাই এটি কোনও ছোট ব্যবসা নয়!

পর্যায়ে

1. নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন এটি প্রয়োজনীয় কিনা। আপনি যদি কেবল তথ্য জানাতে কোনও মিটিংয়ের সময় নির্ধারণ করেন তবে অন্য ব্যক্তির সময় নষ্ট করবেন না। তাদের একটি মেমো প্রেরণ করুন।
2. একটি মতামত প্রস্তুত করুন। এটি সভার তারিখ, সময়, এজেন্ডা এবং অবস্থান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। অংশগ্রহণকারীদের পর্যাপ্ত সময় আগে এই বিজ্ঞপ্তি বিতরণ করুন।
3. পূর্ববর্তী বৈঠক থেকে নোটগুলি সংযুক্ত করুন, যদি সেখানে একটি থাকে। এটি অংশগ্রহণকারীদের তারা বুঝতে পারে না এমন পয়েন্টগুলি বা যাদের সাথে তারা একমত নয় তাদের চিহ্নিত করার সুযোগ দেবে।
4. মৌলিক উপাদানগুলি জায়গায় রাখুন। সভা শুরুর আগে চেয়ার এবং টেবিলগুলি সাজান। প্রত্যেকের জন্য কাগজ এবং কলম পান। টেবিলের মাঝখানে টেবিলে এবং চশমাটির মাঝখানে পানির একটি ক্যারাফ রাখুন।
5. অধিবেশন উদ্বোধন ঘোষণা। এর অর্থ হল যে সভাটির সভাপতিত্বকারী ব্যক্তি নীরবতার জন্য অনুরোধ করছেন যাতে সভাটি শুরু হতে পারে। দলের ত্রৈমাসিক উদ্দেশ্যগুলি নির্ধারণ করুন।দিনের লক্ষ্যসূচী হ'ল এই লক্ষ্য অর্জনের জন্য, পূর্বনির্ধারিত সময়ে, বিষয়গুলির একটি তালিকা। উদাহরণস্বরূপ: 1) পূর্ববর্তী ত্রৈমাসিকের উদ্দেশ্যগুলির অবস্থার পুনর্বিবেচনা (15 মিনিট), 2) গোল প্রস্তাবগুলির জন্য ট্যুর ডি টেবিল (20 মিনিট), 3) 5 টি উদ্দেশ্য (10 মিনিট) নির্বাচন।
6. উপস্থিতি বই পাস। আপনি সভার শুরুতে একটি টুকরো কাগজও ব্যবহার করতে পারেন এবং উপস্থিত সবাইকে তাদের নাম এবং সাইন বর্ণনা করতে পারেন। এই নামগুলি প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত করা হবে।
7. রিপোর্ট সম্পর্কে চিন্তা করুন। মিনিটের দায়িত্বে থাকা সচিবকে সভার মূল পয়েন্টগুলি বর্ণনা করতে এবং পরে সেগুলি টাইপ করতে বলুন।
8. অফিসিয়াল মিটিং শেষে জিজ্ঞাসা করুন, কারও যদি কোনও প্রশ্ন থাকে। এটি বিবিধ বিষয় হিসাবে পরিচিত। পরবর্তী সভার জন্য একটি তারিখ নির্ধারণ করুন এবং এটি আনুষ্ঠানিকভাবে সম্পূর্ণ করুন।

• একটি এজেন্ডা একটি সভা বর্ণিত করে এবং নির্দিষ্ট বিষয়ে খুব বেশি দীর্ঘ কথা বলতে বাধা দেয়।
• বার্ষিক সাধারণ সভায় রাষ্ট্রপতি প্রতিষ্ঠা করা সাধারণ বিষয়। চেয়ার সভাটির নেতৃত্ব দেয়, এজেন্ডা অনুসরণ করা হয় এবং একসাথে কেবল একজন ব্যক্তি কথা বলে তা নিশ্চিত করে।
• যদি কোনও চেয়ার নিযুক্ত না করা হয়, তবে অন্য কেউ সভার জন্য এই ভূমিকাটি পূরণ করতে চান কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন।
• একই নীতিটি প্রতিবেদনের জন্য দায়ী সচিবের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
• আরও মতবিরোধ এড়াতে একটি সুনির্দিষ্ট অ্যাকাউন্ট থাকা জরুরী।
• এই নির্দেশাবলী একটি আনুষ্ঠানিক বৈঠকের সাথে সম্পর্কিত।
• এমনকি কোনও অনানুষ্ঠানিক বৈঠকের প্রসঙ্গে প্রথমে সভার সময় এবং তারিখ নির্দেশ করে একটি নোটিশ প্রেরণ করা ভাল ধারণা। কর্মক্ষেত্রে, অংশগ্রহণকারীদের একটি অনানুষ্ঠানিক বৈঠকে অংশ নিতে বলা যথেষ্ট হতে পারে।

• সভাটি সুষ্ঠুভাবে পরিচালিত করতে রাষ্ট্রপতির অবশ্যই শক্তিশালী ব্যক্তিত্ব থাকতে হবে।