কীভাবে পরিবর্তন পরিচালনার পরিকল্পনা লিখবেন

কন্টেন্ট

• পর্যায়ে
• পদ্ধতি 1 সাংগঠনিক পরিবর্তনগুলি পরিচালনা করতে একটি পরিকল্পনা লিখুন
• পদ্ধতি 2 প্রকল্পে ট্র্যাক পরিবর্তন

দুটি ধরণের পরিবর্তন পরিচালনার পরিকল্পনা রয়েছে। এক একটি সংস্থার পরিবর্তনের প্রভাবকে সম্বোধন করে এবং সংক্রমণটি সহজতর করে। দ্বিতীয়টি একটি একক প্রকল্পে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে সহায়তা করে, পণ্যগুলিতে পরিবর্তনগুলির বা প্রকল্পের ক্ষেত্রের স্পষ্ট রেকর্ড তৈরি করে। এই পরিকল্পনাগুলি পরিষ্কার এবং নির্ভুলভাবে কী করা দরকার তা যোগাযোগ করার বিষয়ে।

পর্যায়ে

পদ্ধতি 1 সাংগঠনিক পরিবর্তনগুলি পরিচালনা করতে একটি পরিকল্পনা লিখুন

1. 
   

   
   পরিবর্তনগুলি করার কারণগুলি দেখান। পরিবর্তনগুলি করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার কারণগুলির কারণগুলির তালিকা তৈরি করুন, যেমন খারাপ কর্মক্ষমতা, নতুন প্রযুক্তি বা সংস্থার মিশনে পরিবর্তন in
   • একটি পদ্ধতি হ'ল ব্যবসায়ের বর্তমান অবস্থা এবং ভবিষ্যতের পরিস্থিতি যা এই পরিকল্পনার লক্ষ্য তৈরি করে তা বর্ণনা করা।

2. 
   

   
   পরিবর্তনের প্রকৃতি এবং সুযোগটি নির্ধারণ করুন। প্রকল্পটির প্রত্যাশিত প্রকৃতি সংক্ষেপে বর্ণনা করুন। এটি অবস্থান, প্রক্রিয়া পরিবর্তন, নীতি পরিবর্তন বা সাংগঠনিক কাঠামোকে প্রভাবিত করবে কিনা তা নির্ধারণ করুন। বিভাগ, ওয়ার্কগ্রুপ, সিস্টেম বা অন্য যে কোনও উপাদান যা সামঞ্জস্যের বিষয় হতে পারে তালিকাবদ্ধ করুন।

3. 
   

   
   
   
   স্টেকহোল্ডারদের সমর্থন বর্ণনা করুন। পরিকল্পনার সাথে জড়িত সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের তালিকাভুক্ত করুন, উদাহরণস্বরূপ, শাখা, মিশনের প্রধান, প্রবক্তা, ভোক্তা বা পরিবর্তন দ্বারা প্রভাবিত কর্মচারীরা। এই প্রতিটি অংশের জন্য, স্টেকহোল্ডারগুলি করা পরিবর্তনগুলিকে সমর্থন করবে কিনা তা নির্দিষ্ট করুন।
   • একটি সারণী আঁকতে মনে রাখবেন যা এই তথ্যটি পরিষ্কারভাবে এবং সংশ্লেষপূর্ণভাবে ব্যাখ্যা করতে পারে। প্রতিটি ক্ষতিগ্রস্থ পক্ষের জন্য, নিম্নলিখিত তথ্যের অগ্রাধিকার স্তর (উচ্চ, মাঝারি বা নিম্ন) মূল্যায়ন করুন: সচেতনতা, সমর্থনের স্তর, প্রভাব।
   • যদি সম্ভব হয় তবে স্টেকহোল্ডারদের সহায়তার মূল্যায়ন করতে একের পর এক সাক্ষাত্কার নিন।

4. 
   

   
   একটি দল সেট আপ করুন। এই দলটি সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের সাথে যোগাযোগের জন্য, বিভিন্ন উদ্বেগ শোনার জন্য এবং এই অপারেশনটি সম্ভাব্য সর্বোত্তম পরিস্থিতিতে পরিচালিত হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য দায়বদ্ধ থাকবে। এমন লোকদের বেছে নিন যারা ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে খুব বিশ্বাসযোগ্য এবং যাদের যোগাযোগের দক্ষতা রয়েছে।
   • আপনার সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট থেকে একজন প্রচারক নিয়োগ করা উচিত। জোর দিন যে এটি কেবল পরিকল্পনার অনুমোদনের জন্য নয়, পরিবর্তনের পালনে সক্রিয় কাজ হবে।

5. 
   

   
   
   
   পরিচালনার সাথে একটি পদ্ধতির বিকাশ। অপারেশনের সাফল্যের জন্য সংস্থার সমস্ত সমর্থন পাওয়া অপরিহার্য। সমস্ত প্রবীণ পরিচালকদের এই প্রকল্পে সক্রিয় ভূমিকা পালনের জন্য পরিবর্তনের বিষয়ে মন্তব্য করতে এবং একে অপরের সাথে সহযোগিতা করার অনুমতি দিন।

6. 
   

   
   প্রতিটি অভিনেতার জন্য একটি পরিকল্পনা করুন। প্রকল্পটি সমর্থনকারীরা সহ প্রতিটি স্টেকহোল্ডারের জন্য, জড়িত ঝুঁকি এবং সমস্যাগুলি মূল্যায়ন করুন। এই উদ্বেগগুলি সমাধান করার দায়িত্ব নিয়ে টিমকে দায়িত্ব অর্পণ করুন।

7. 
   

   
   একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা তৈরি করুন। যোগাযোগ এই প্রক্রিয়ার মূল উপাদান is জড়িত সমস্ত পক্ষের সাথে প্রায়শই যোগাযোগ করুন। পরিবর্তনগুলি করার পেছনের কারণগুলি এবং সেগুলি থেকে যে বেনিফিটগুলি প্রবাহিত হবে তা শক্তিশালী করুন।
   • অভিনেতাদের একমুখী, দ্বি-মুখী যোগাযোগ পাওয়া উচিত। মুখোমুখি মিটিং অপরিহার্য।
   • যোগাযোগটি অবশ্যই অধ্যক্ষ পরিচালনার একজন প্রচারক, প্রতিটি কর্মীর প্রত্যক্ষ তত্ত্বাবধায়ক এবং অভিনেতাদের বিশ্বাসী এমন কোনও অন্য মুখপাত্রের কাছ থেকে আসতে হবে। সমস্ত যোগাযোগ অবশ্যই একটি সুসংগত পাস করতে হবে।

8. 
   

   
   যে কোনও প্রতিরোধের দিকে মনোযোগ দিন। পরিবর্তনের জন্য সর্বদা প্রতিরোধ থাকে। এটি স্বতন্ত্র পর্যায়ে ঘটে এবং তাই এই প্রতিরোধের কারণটি খুঁজতে আপনাকে অবশ্যই স্টেকহোল্ডারদের সাথে ব্যক্তিগতভাবে যোগাযোগ করতে হবে। অভিযোগকারীদের দিকে মনোযোগ দিন যাতে পরিচালনা দল তাদের প্রতিকার করতে পারে। এই উদ্বেগগুলির মধ্যে সাধারণত নিম্নলিখিত বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে।
   • কোন অনুপ্রেরণা, বা তাত্পর্য কোন ধারণা।
   • সামগ্রিক পরিস্থিতি বা পরিবর্তনের প্রয়োজনীয়তার কারণ সম্পর্কে কোনও বোঝাপড়া নেই।
   • প্রক্রিয়াটিতে অংশগ্রহণের অভাব।
   • কাজের স্থিতিশীলতা, ভবিষ্যতের ভূমিকা বা ভবিষ্যতের অবস্থানের জন্য প্রয়োজনীয়তা এবং দক্ষতা সম্পর্কে অনিশ্চয়তা।
   • পরিবর্তন বা যোগাযোগের প্রয়োগ সম্পর্কিত প্রত্যাশা পূরণে পরিচালনার ব্যর্থতা।

9. 
   

   
   বাধা নিন। আপনার যোগাযোগকে জোরদার করে, বা কৌশল পরিবর্তন করে দাবির জবাব দিতে হবে। অন্যান্য দাবির পরিপূরক পদ্ধতির প্রয়োজন হতে পারে, যা আপনি আপনার পরিকল্পনায় অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন বা পরিচালনা দলকে আউটসোর্স করতে পারেন। এইগুলির মধ্যে কোনটি আপনার সংস্থার পক্ষে সবচেয়ে ভাল তা পরীক্ষা করে দেখুন।
   • পদ বা প্রক্রিয়ার যে কোনও পরিবর্তনের জন্য, কর্মীদের প্রশিক্ষণকে সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার দিন।
   • যদি আপনি যতটা সম্ভব মসৃণ স্থানান্তরের পরিকল্পনা করেন, সভার সময়সূচী নির্ধারণ করুন বা কর্মচারীদের সুবিধাগুলি বাড়ান।
   • যদি স্টেকহোল্ডাররা অনুপ্রাণিত না হন তবে তাদেরকে প্রণোদনা দিন।
   • যদি তারা প্রকল্প থেকে সংযোগ বিচ্ছিন্ন বোধ করে, প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করতে এবং পরিকল্পনার যে কোনও পরিবর্তন পর্যালোচনা করার জন্য একটি সভার ব্যবস্থা করুন।

পদ্ধতি 2 প্রকল্পে ট্র্যাক পরিবর্তন

1. 
   

   
   ভূমিকা নির্ধারণ করুন। এই প্রকল্পের জন্য প্রতিটিকে দেওয়া হবে এমন ভূমিকা তালিকাবদ্ধ করুন। প্রতিটি ভূমিকার জন্য প্রয়োজনীয় দায়িত্ব ও দক্ষতা বর্ণনা করুন। খুব কমপক্ষে, একটি দৈনিক ভিত্তিতে পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়নের জন্য একজন শেফ ডি মিশনের প্রতিনিধি প্রেরণ করুন এবং পাশাপাশি একজন প্রবর্তক সমস্ত অগ্রগতি ট্র্যাক এবং গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
   • একটি বৃহত কর্পোরেশনে বড় প্রকল্পগুলির জন্য, আপনাকে বিশেষ জ্ঞানসম্পন্ন বেশ কয়েকটি ব্যক্তির মধ্যে ভূমিকা ভাগ করতে হতে পারে।

2. 
   

   
   একটি নিয়ন্ত্রণ কমিশন স্থাপন করুন। আইটি প্রকল্পগুলিতে প্রতিটি স্টেকহোল্ডার গ্রুপের প্রতিনিধি সমন্বয়ে একটি পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ কমিশন অন্তর্ভুক্ত থাকে। এই কমিশন মিশনের প্রধানের পরিবর্তে অনুরোধগুলি অনুমোদনের জন্য এবং স্টেকহোল্ডারদের কাছে সিদ্ধান্তের বিষয়ে যোগাযোগ করার জন্য দায়বদ্ধ হবে। এই পদ্ধতির বেশ কয়েকটি স্টেকহোল্ডার সহ প্রকল্পগুলির জন্য খুব উপযুক্ত এবং মূল উদ্দেশ্যগুলির ঘন ঘন পুনর্নির্ধারণের প্রয়োজন হতে পারে।

3. 
   

   
   অনুরোধগুলি প্রয়োগ করার জন্য একটি প্রক্রিয়া তৈরি করুন। কোনও দলের সদস্য একবার অগ্রগতি চিহ্নিত করে, আপনি কীভাবে ধারণা থেকে বাস্তবে চলে আসবেন? দলের দ্বারা সম্মত হিসাবে, এই প্রক্রিয়াটি এখানে বর্ণনা করুন।এটি দেখতে কেমন লাগবে তা এখানে।
   • টিমের সদস্যদের অবশ্যই একটি আবেদন ফর্ম পূরণ করে প্রকল্প কর্তৃপক্ষের কাছে প্রেরণ করতে হবে।
   • অনুরোধ হিসাবে বিবেচিত বা প্রত্যাখ্যানিত হওয়ায় এইচওএমকে অনুরোধ লগে ফর্ম থেকে তথ্য প্রবেশ করা উচিত এবং এই লগটি আপডেট করা উচিত।
   • ম্যানেজার টিমের সদস্যদের আরও নির্দিষ্ট পরিকল্পনা লিখতে এবং প্রয়োজনীয় প্রচেষ্টাটির অনুমান করতে বলে।
   • মিশন প্রধান সম্ভাব্য গ্রহণের জন্য পরিকল্পনা প্রবর্তককে প্রেরণ করে।
   • পরিবর্তন করা হয়েছে। অংশীদারদের প্রায়শই অগ্রগতির বিষয়ে অবহিত করা হয়।

4. 
   

   
   একটি আবেদন ফর্ম তৈরি করুন। নিম্নলিখিত ডেটা অবশ্যই ফর্মের অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে এবং অবশ্যই পরিবর্তন লগে প্রবেশ করতে হবে।
   • পরিবর্তনের অনুরোধের তারিখ।
   • প্রকল্প পরিচালক কর্তৃক নির্ধারিত অনুরোধের সংখ্যা।
   • শিরোনাম এবং বিবরণ।
   • ফর্মটি পূরণকারী ব্যক্তির নাম, ইমেল এবং ফোন নম্বর।
   • প্রতিটি অনুরোধকে দেওয়া অগ্রাধিকার (উচ্চ, মাঝারি বা নিম্ন)। জরুরি পরিবর্তনের জন্য আপনার নির্দিষ্ট সময়সীমার প্রয়োজন হতে পারে।
   • পণ্য এবং সংস্করণ নম্বর (আইটি প্রকল্পের জন্য)

5. 
   

   
   অতিরিক্ত তথ্য যুক্ত করুন। পরিবর্তনের লগ অবশ্যই নেওয়া সিদ্ধান্তগুলি অনুসরণ করতে এবং তাদের প্রয়োগকে ঘনিষ্ঠভাবে পর্যবেক্ষণ করতে সক্ষম হতে হবে। অ্যাপ্লিকেশন ফর্মগুলি থেকে প্রাপ্ত তথ্যের পাশাপাশি আপনাকে এর জন্য স্থান সংরক্ষণ করতে হবে:
   • অ্যাপ্লিকেশনগুলির অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান,
   • যে অ্যাপ্লিকেশনগুলি অনুমোদিত বা প্রত্যাখ্যান করবে তার স্বাক্ষর,
   • পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়নের জন্য সময়সীমা,
   • তারিখগুলি যাতে পরিবর্তনগুলি শেষ হবে।

6. 
   

   
   গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত অনুসরণ করুন পরিবর্তন লগ ছাড়াও, প্রকল্পটি গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তের রেকর্ড থেকে উপকৃত হতে পারে। এই বিবৃতিটি আপনার জন্য দীর্ঘমেয়াদে সহজ করে তুলতে বা পরিচালনাতে কিছু পরিবর্তন এসেছে এমন প্রকল্পগুলি ট্র্যাক করতে সহায়তা করতে পারে। এই ফাইলটি ক্লায়েন্ট বা পরিচালনা পর্ষদের জন্য যোগাযোগের গাইড হিসাবেও কাজ করতে পারে। সময় মতো করা প্রতিটি পরিবর্তনের জন্য, প্রকল্পের সুযোগ বা প্রয়োজনীয়তা, অগ্রাধিকার স্তর বা কৌশল গ্রহণের জন্য নিম্নলিখিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে।
   • প্রকল্পের সূচনা।
   • তারিখটি সিদ্ধান্ত হয়েছিল।
   • সিদ্ধান্তের পিছনে কারণগুলির সংক্ষিপ্তসার এবং তাদের কাছে পৌঁছানোর জন্য ব্যবহৃত পদ্ধতির একটি সংক্ষিপ্তসার। প্রক্রিয়া কোনও প্রাসঙ্গিক নথি অন্তর্ভুক্ত করুন।